Дубликат — копия документа или записи¶

Дубликат — это копия документа, записи, объекта или данных, полностью или частично совпадающая с оригиналом. В юридической, бухгалтерской, информационной и бытовой практике дубликат воспроизводит содержание оригинала и, как правило, обладает той же юридической силой, если иное не установлено законом или договором. Термин происходит от латинского duplicatus — «удвоенный».

¶Юридическое значение

В российском праве дубликаты документов упоминаются в нескольких отраслях:

• Трудовое право. Статья 62 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя выдать работнику по письменному заявлению дубликаты трудовой книжки, справок о заработной плате, о периоде работы и других документов, связанных с трудовой деятельностью. Дубликат трудовой книжки оформляется в случаях утраты оригинала или признания его недействительным.
• Гражданское право. Дубликаты договоров, доверенностей, свидетельств о регистрации и иных документов выдаются уполномоченными органами (ЗАГС, Росреестр, нотариусы). Дубликат нотариально удостоверенного документа может быть выдан нотариусом, который удостоверял оригинал.
• Процессуальное право. В арбитражном и гражданском процессе дубликаты судебных актов выдаются судом по ходатайству лиц, участвующих в деле.

Дубликат имеет силу оригинала, если иное не предусмотрено законом. Например, дубликат свидетельства о регистрации транспортного средства даёт те же права владельцу, что и оригинал.

¶Бухгалтерский и налоговый учёт

В бухгалтерской практике дубликаты первичных учётных документов (накладных, актов, счетов-фактур) оформляются в случаях утраты оригинала. Порядок восстановления первички регулируется Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» и внутренними положениями организации. Дубликат подписывается лицами, ответственными за составление и подписание оригинала, либо их правопреемниками, и заверяется печатью организации.

Дубликаты платёжных поручений, банковских выписок и иных банковских документов выдаются банками по запросу клиента. В налоговых правоотношениях дубликаты счетов-фактур и товарных накладных могут затребовать налоговые органы при проведении проверок.

¶Информационные системы и базы данных

В информационных системах дубликат — это повторяющаяся запись в базе данных, содержащая идентичные или частично совпадающие данные. Проблема дублей возникает при импорте данных из разных источников, объединении баз или ручном вводе. Для борьбы с дубликатами применяются:

• уникальные ключи и ограничения целостности (constraints) на уровне СУБД;
• алгоритмы нечёткого сравнения (fuzzy matching) для выявления записей с опечатками;
• правила нормализации данных и дедупликации при ETL-процессах.

В поисковых системах дубликаты страниц (например, один и тот же документ, доступный по разным URL) снижают качество выдачи, поэтому поисковики применяют алгоритмы определения канонических страниц.

¶Типографика и полиграфия

В типографском деле дубликат — это тираж, отпечатанный сверх планового количества, либо экземпляр, изготовленный взамен испорченного. Иногда дубликатом называют контрольный оттиск, снятый с печатной формы для проверки качества.

¶Бытовое значение

В повседневной речи дубликат — это копия чего-либо: ключа, документа, фотографии, товара. Понятие широко используется в торговле: дубликат товарного чека, дубликат гарантийного талона. В филателии и нумизматике дубликат — это репродукция или копия марки или монеты, не являющаяся оригиналом.

¶Отличие от копии

Копия воспроизводит содержание оригинала и может быть выполнена вручную (переписана от руки, отпечатана). Дубликат, как правило, изготавливается тем же способом, что и оригинал, и приравнивается к нему по юридической силе. Копия же часто требует дополнительного заверения (нотариального, кадрового), чтобы иметь юридическую силу.

¶Применение

Дубликаты используются в следующих областях:

В архивном деле дубликаты документов создаются при описи фондов и служат для резервного хранения копий особо ценных документов.