Заверение трудовой книжки¶
Заверение трудовой книжки — процедура оформления окончания работы в конкретной организации, заключающаяся во внесении записи об увольнении в трудовую книжку, её заверении подписями ответственного лица и печатью работодателя, а также в выдаче документа работнику под подпись. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 Трудового кодекса РФ).
¶Правовое регулирование
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (статьи 66, 84.1);
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»;
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 224 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.
С 1 января 2021 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК) — электронный формат сведений о трудовой деятельности, который ведётся Пенсионным фондом России (с 2023 года — Социальным фондом России) на основе отчётов работодателей по форме СЗВ-ТД. Бумажная книжка сохраняет юридическую силу, но новые записи в неё вносятся только по письменному заявлению работника.
¶Кто обязан заверить книжку
Обязанность по заверению трудовой книжки при увольнении возложена на работодателя (часть 4 статьи 84.1 ТК РФ). Ответственными лицами являются:
- работники кадровой службы;
- индивидуальный предприниматель лично;
- иное уполномоченное лицо, если соответствующее право оформлено приказом или доверенностью.
Запись вносится в последний рабочий день. Если в день увольнения работник отсутствовал, работодатель обязан направить уведомление о необходимости забрать книжку или дать согласие на отправку почтой (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).
¶Порядок заверения
¶Внесение записи об увольнении
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» и состоит из трёх порядковых номеров:
- порядковый номер записи;
- дата увольнения (число, месяц, год);
- сведения об увольнении с указанием причины и ссылкой на пункт, часть статьи ТК РФ.
Пример формулировки: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
¶Заверение подписями
После внесения записи ответственное лицо проставляет:
- подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) в графе «Наименование, подпись, дата»;
- печать организации (при её наличии) с реквизитами работодателя.
Печать ставится так, чтобы она частично захватывала последнюю запись и подпись ответственного лица. Если у индивидуального предпринимателя печати нет, заверение осуществляется только подписью.
¶Ознакомление работника
Работник должен быть ознакомлен с внесёнными записями под подпись в личной карточке (форма Т-2). Отказ работника от подписи фиксируется актом с указанием причины.
¶Выдача трудовой книжки
В последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку под подпись в книге учёта движения трудовых книжек (форма Т-2а или внутренний журнал). Если выдать документ невозможно (например, работник отсутствует), работодатель направляет уведомление о необходимости явки за книжкой или согласия на пересылку почтой. С момента направления такого уведомления работодатель не несёт ответственности за задержку выдачи.
¶Особые случаи
¶Совместительство
При работе по совместительству запись вносится только по основному месту работы. Исключение — внутреннее совместительство, когда обе работы оформлены у одного работодателя.
¶Ликвидация организации
При ликвидации юридического лица записи заверяет ликвидационная комиссия. Трудовые книжки хранятся в архиве до их выдачи работникам или передачи в архивную организацию.
¶Смерть работника
Трудовая книжка выдаётся на руки ближайшим родственникам под расписку либо направляется почтой по их письменному заявлению.
¶Хранение и ответственность
Трудовые книжки хранятся в сейфе отдельно от прочих документов. За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, административную (статья 5.27 КоАП РФ) и, в отдельных случаях, уголовную ответственность. Срок хранения книжек, не полученных работниками, — два года; далее они передаются в архив.
¶Электронная трудовая книжка
При переходе на ЭТК заверение бумажной книжки производится по общим правилам: вносится запись об увольнении, ставятся подпись и печать, документ выдаётся работнику. Сведения о последнем месте работы при этом дублируются в электронном формате через отчётность по форме СЗВ-ТД.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 84.1)
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 224 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…»
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69)
- Кодекс РФ об административных правонарушениях (статья 5.27)