Документооборот: понятие, виды и автоматизация¶
Документооборот — это система создания, оформления, регистрации, передачи, хранения и учёта документов в организации. Под документооборотом понимают как сам процесс движения документов внутри компании или между организациями, так и совокупность правил и регламентов, которые определяют порядок работы с документами. В узком смысле документооборот — это маршрут, по которому документ проходит от момента его создания до сдачи в архив или уничтожения.
¶Виды документооборота
Документооборот подразделяется на несколько типов по разным признакам.
По способу оформления:
- Бумажный — документы существуют в физической форме, подписываются собственноручно, передаются курьерами или почтой.
- Электронный — документы создаются и хранятся в цифровом виде, подписываются электронной подписью.
- Гибридный — сочетание бумажных и электронных документов в рамках одного процесса.
По направлению движения:
- Внутренний — документы перемещаются между подразделениями одной организации (приказы, распоряжения, служебные записки, акты).
- Внешний — документы обмениваются между разными организациями или между организацией и физическими лицами (договоры, счета, корреспонденция).
По характеру операций:
- Управленческий — связан с изданием приказов, распоряжений, подготовкой решений.
- Исполнительский — отражает ход исполнения поручений и контроль за ними.
- Бухгалтерский — охватывает первичные учётные документы, счета, накладные, акты сверок.
¶Основные этапы работы с документом
Типовой цикл документа включает следующие этапы:
- Создание или получение — подготовка проекта документа внутри организации либо поступление входящего документа по почте, курьером или в электронном виде.
- Регистрация — присвоение входящему, исходящему или внутреннему документу регистрационного номера и внесение сведений о нём в журнал учёта или электронную систему.
- Рассмотрение и резолюция — руководитель или уполномоченное лицо изучает документ и даёт поручение исполнителю.
- Исполнение — подготовка ответа, выполнение задачи, указанной в документе.
- Контроль — проверка соблюдения сроков и качества исполнения.
- Хранение или уничтожение — после исполнения документ передаётся в архив на установленный срок либо уничтожается по истечении срока хранения.
¶Нормативная база в России
В Российской Федерации порядок работы с документами регулируется рядом нормативных актов. Основополагающими являются:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) — определяет сроки хранения и порядок обращения с документами.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
- ГОСТ Р 6.30-2003 — унифицированные системы документации, требования к бланкам и реквизитам.
- Перечень типовых управленческих архивных документов — утверждается Росархивом и определяет сроки хранения документов организаций.
Для государственных органов действуют также инструкции по делопроизводству, утверждённые ведомственными приказами.
¶Автоматизация документооборота
Для ускорения работы с документами и снижения трудозатрат применяются системы электронного документооборота (СЭД). Автоматизация документооборота решает следующие задачи:
- Регистрация и учёт — все документы вносятся в единую базу с присвоением номеров.
- Маршрутизация — документ автоматически направляется нужному сотруднику в соответствии с заданным регламентом.
- Электронная подпись — позволяет подписывать документы без печати и личного присутствия сторон.
- Контроль сроков — система напоминает об исполнении и фиксирует просрочки.
- Электронный архив — хранение копий документов с возможностью быстрого поиска.
В России широко используются как коммерческие платформы («Дело», «ДЕЛО», «СЭД Оргвзгляд», «1С:Документооборот»), так и бесплатные решения («ЭЛЕМЕНТ», «МойОфис Документооборот»). Переход на электронный документооборот с 2022–2023 годов стал обязательным для ряда категорий организаций: государственных заказчиков, участников закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также для взаимодействия с налоговыми органами через систему «Честный знак» и маркировку товаров.
¶Электронная подпись
Ключевой технологией электронного документооборота является электронная цифровая подпись (ЭЦП). В России используются три вида подписи:
- Простая — подтверждает факт подписания документа определённым лицом, применяется для внутренних документов.
- Усиленная неквалифицированная — создаётся с использованием криптографических средств, подтверждает автора и неизменность документа.
- Усиленная квалифицированная — имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись с печатью, используется при обмене документами с государственными органами.
¶Экономический эффект
По оценкам аналитиков, внедрение электронного документооборота сокращает время согласования документов в 2–5 раз, снижает расходы на бумагу, курьерские услуги и аренду архивных помещений. Для крупных организаций экономия может составлять миллионы рублей ежегодно. Основные затраты приходятся на первоначальное внедрение системы, обучение персонала и настройку интеграций с учётными системами.
¶История
В СССР работа с документами регулировалась Инструкцией по делопроизводству, утверждённой Госархивом СССР. С переходом к рыночной экономике в 1990-е годы в российских организациях начали внедряться первые компьютерные системы документооборота, преимущественно на базе СУБД. Широкое распространение электронного документооборота началось в 2000-е годы с развитием интернет-инфраструктуры и принятием закона об электронной подписи (2002, действующая редакция — 2011).