Заявление на отгул: порядок составления и подачи¶
Заявление на отгул — это письменное обращение работника к работодателю с просьбой о предоставлении дополнительного выходного дня (отгула) либо о замене отгулом отработанного ранее времени. Документ составляется в свободной форме на имя руководителя организации и является основанием для издания приказа о предоставлении дня отдыха.
¶Правовое основание
Отгул — не самостоятельный вид отдыха, а одна из форм компенсации за переработки и особые обстоятельства. Трудовой кодекс РФ не использует термин «отгул» напрямую, но закрепляет случаи, когда работник вправе получить дополнительный выходной день:
- работа в выходной или праздничный день (ст. 153 ТК РФ) — по желанию работника можно заменить повышенную оплату дополнительным выходным днём;
- сверхурочная работа (ст. 152 ТК РФ) — переработка может быть компенсирована дополнительным временем отдыха;
- донорство — день сдачи крови и связанные с ней дни (ст. 186 ТК РФ);
- совместительство — на основном месте работы может быть предоставлен выходной день для работы по совместительству, если по месту совместительства рабочий день приходится на нерабочий по основному месту;
- семейные обстоятельства (свадьба, рождение ребёнка, смерть близкого родственника) — в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом;
- прочие случаи, предусмотренные законодательством и внутренними документами организации.
¶Когда требуется заявление
Заявление пишется в двух ситуациях:
- Отгул за ранее отработанное время. Работник отработал в выходной или сверхурочно и выбирает компенсацию в виде дня отдыха. В заявлении указывается основание (дата и характер переработки).
- Отгул «за свой счёт». Предоставляется в соответствии со ст. 128 ТК РФ: до 5 календарных дней в год при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников; инвалидам — до 60 дней в год; пенсионерам по возрасту — до 14 дней; прочим категориям — до 14 дней. Оплачиваемым такой отгул не является.
¶Структура и содержание заявления
Заявление составляется на имя руководителя организации (или иного уполномоченного лица). Унифицированной формы не существует, документ пишется в свободной форме. Рекомендуемая структура:
| Элемент | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Название организации, Ф.И.О. и должность руководителя, Ф.И.О. и должность работника, структурное подразделение |
| Наименование документа | «Заявление» |
| Просительная часть | Просьба о предоставлении отгула с указанием даты (дат) и количества дней |
| Основание | Ссылка на ТК РФ, коллективный договор, ранее отработанное время с указанием даты |
| Периодичность | Если отгул планируется на конкретные даты — указание дат; если на неопределённый срок — формулировка «по мере необходимости» |
| Дата и подпись | Дата составления, подпись работника с расшифровкой |
¶Примерный образец текста
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И. И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П. П.
Заявление
Прошу предоставить мне дополнительный выходной день 15 марта 2025 года за ранее отработанное время (сверхурочная работа 8 марта 2025 года).
10 марта 2025 г. Петров П. П. /подпись/
Для отгула «за свой счёт» формулировка меняется: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 1 день 15 марта 2025 года по семейным обстоятельствам».
¶Порядок подачи и согласования
Заявление подаётся работодателю лично, через канцелярию, по электронной почте или через систему электронного документооборота. На экземпляре работника секретарь или сотрудник отдела кадров ставит отметку о принятии с датой.
Срок подачи зависит от ситуации:
- при компенсации переработки — заявление подаётся заранее, как правило, за несколько рабочих дней;
- при отгуле «за свой счёт» по семейным обстоятельствам — не позднее чем за 3 рабочих дня (рекомендуемый срок, в законе чёткого требования нет);
- в экстренных случаях (смерть родственника, несчастный случай) — допускается устное уведомление с последующим оформлением документов.
Работодатель не вправе отказать в отгуле, если основание предусмотрено законом (донорство, работа в выходной при выборе компенсации отдыхом, отпуск без сохранения зарплаты для льготных категорий). В остальных случаях решение остаётся за работодателем.
¶Приказ и документальное оформление
После одобрения заявления издаётся приказ (распоряжение) по форме Т-6 или в произвольной форме. Приказ подписывается руководителем, работник знакомится с ним под подпись. Заявление приобщается к приказу как основание. В табеле учёта рабочего времени день отгула отмечается соответствующим кодом: для отгула за отработанное время — «В» (выходной), для отгула «за свой счёт» — «НН» или «ОЗ» в зависимости от применяемой системы кодирования.
¶Частые ошибки
- Отсутствие основания в заявлении — работодатель вправе не согласовать просьбу.
- Неправильная формулировка: «отгул» и «отпуск без сохранения заработной платы» — не тождественные понятия, хотя на практике часто смешиваются.
- Отсутствие подписи и даты — документ считается недействительным.
- Указание периода вместо конкретных дат — затрудняет издание приказа и корректное отражение в табеле учёта рабочего времени.
Источники:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 128, 152, 153, 186)
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»
- «Трудовое право: учебник» под редакцией С. П. Маврина, Е. Б. Хохлова