Закрывающие документы¶
Закрывающие документы — это комплект бумаг, подводящих итоги выполнения договора, подтверждающих факт оказания услуг, поставки товара или выполнения работ, а также расчётов между сторонами. В российской деловой и бухгалтерской практике термин используется для обозначения первичных учётных документов, на основании которых происходит списание затрат, принятие обязательств к оплате и закрытие сделки в учёте. Состав закрывающих документов зависит от вида договора, но, как правило, включает акт, товарную накладную, счёт-фактуру и платёжные поручения.
¶Назначение и правовое значение
Закрывающие документы выполняют несколько функций:
- Доказательственную — подтверждают, что обязательства по договору исполнены надлежащим образом.
- Учётную — служат основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учёте.
- Расчётную — фиксируют сумму к оплате и подтверждают перечисление денежных средств.
- Налоговую — обосновывают вычеты по НДС и принятие расходов при расчёте налога на прибыль.
Отсутствие закрывающих документов создаёт для организации налоговые риски: инспекция может отказать в вычете НДС или признать расходы не подтверждёнными. Судебная практика по этому вопросу противоречива, но преобладает позиция, согласно которой при отсутствии акта расходы не учитываются, даже если оплата произведена.
¶Основные виды
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Акт выполненных работ (оказанных услуг) | Подтверждает факт исполнения обязательств по договору подряда или оказания услуг |
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Фиксирует передачу товара от поставщика к покупателю |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Совмещает функции акта и счёт-фактуры |
| Счёт-фактура | Основание для применения вычета по НДС |
| Товарно-транспортная накладная | Подтверждает перевозку и доставку груза |
| Счёт на оплату | Определяет сумму задолженности |
| Платёжное поручение | Подтверждает факт перечисления денежных средств |
¶Состав комплекта по видам договоров
¶Договор поставки
Поставщик передаёт товарную накладную, счёт-фактуру и счёт. Покупатель подписывает накладную, подтверждая получение, и перечисляет оплату. При закрытии сделки стороны подписывают акт сверки взаиморасчётов.
¶Договор подряда
Исполнитель предоставляет акт сдачи-приёмки выполненных работ, счёт-фактуру и счёт. Заказчик подписывает акт, подтверждая объём и качество работ. При необходимости прикладывается техническая документация, подтверждающая объём.
¶Договор оказания услуг
Акт об оказании услуг подписывается обеими сторонами. В отличие от подряда, услуга не имеет материального выражения, поэтому в акте фиксируется период оказания и перечень мероприятий. Счёт-фактура выставляется при наличии объекта налогообложения по НДС.
¶Договор аренды
Арендодатель выставляет счёт на оплату арендной платы, арендатор перечисляет платёжное поручение. При возврате имущества стороны подписывают акт возврата.
¶Универсальный передаточный документ
УПД был введён письмом ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@ и стал основным документом, заменяющим одновременно акт и счёт-фактуру. УПД заполняется по форме, рекомендованной налоговой службой, и содержит все обязательные реквизиты первичного учёта и счёт-фактуры. Документ подписывается уполномоченными лицами обеих сторон и является достаточным основанием для вычета НДС и принятия расходов.
¶Акт сверки взаиморасчётов
Акт сверки не относится к первичным учётным документам, но широко используется для подтверждения сальдо расчётов между контрагентами. Документ подписывается уполномоченными представителями обеих сторон и фиксирует размер задолженности на конкретную дату. Акт сверки может использоваться в качестве доказательства в арбитражном суде при взыскании долга.
¶Электронный документооборот
С 2013 года организации вправе обмениваться закрывающими документами в электронном виде через операторов ЭДО. Электронный документооборот имеет равную юридическую силу с бумажным при соблюдении требований к электронной подписи. Основные операторы ЭДО в России — «Диадок», «СБИС», «Контур.Диадок», «Портал ЭДО». Переход на электронный документооборот позволяет сократить сроки закрытия сделок и снизить трудозатраты на обработку бумаг.
¶Типичные ошибки
- Отсутствие подписи уполномоченного лица.
- Несоответствие наименования работ или услуг договору.
- Ошибки в реквизитах сторон и ИНН.
- Отсутствие счёта-фактуры при применении вычета по НДС.
- Подписание акта неуполномоченным лицом.
Источники:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, четвёртая).
- Налоговый кодекс Российской Федерации (глава 21 «НДС»).
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Письмо ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.
- Постановление Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 года № 33.