СБИС и электронный документооборот с контрагентами¶

СБИС — облачная платформа для электронного документооборота (ЭДО), бухгалтерского учёта и работы с государственными сервисами, разработанная российской компанией «Тензор». Одна из ключевых функций платформы — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через операторов ЭДО, включая форматы, поддерживаемые Единой системой документооборота (ЭСФ/ЭСД), а также взаимодействие с маркетплейсами и государственными системами.

¶Общие сведения о СБИС

Платформа СБИС объединяет несколько направлений: электронный документооборот, онлайн-бухгалтерию, сервисы для работы с маркетплейсами, электронную подпись, маркировку товаров и интеграции с государственными системами (ФНС, Росстат, ПФР и др.). Пользователями платформы являются юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые граждане.

Ключевые возможности СБИС в области ЭДО:

• обмен счетами, накладными, актами, УПД и прочими первичными документами;
• подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• работа с форматами ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) и ЭСФ;
• интеграция с маркетплейсами (Wildberries, Ozon и другими) для приёма заказов и обмена документами;
• обмен документами через форматы, используемые в системе ЭДО между участниками рынка.

¶Единая система документооборота ЭСФ/ЭСД

Единая система документооборота (ЭСФ) — государственная информационная система, обеспечивающая обмен электронными счетами-фактурами и документами, связанными с реализацией подакцизных и маркированных товаров. С 2025 года в России действует переход на обязательный ЭДО между участниками оборота маркированных товаров.

ЭСД (Единый стандарт документооборота) — формат обмена документами между участниками ЭДО, включая форматы накладных, заказов и подтверждений. СБИС поддерживает работу с этими форматами, что позволяет компаниям обмениваться документами независимо от используемого оператора ЭДО.

¶Приглашения в ЭДО: назначение и порядок работы

Приглашение в ЭДО — это механизм, с помощью которого компания приглашает контрагента к обмену электронными документами. Приглашение может поступать от контрагента, использующего другой оператор ЭДО, или от партнёра внутри одной платформы.

Порядок действий при получении приглашения в СБИС:

1. Вход в личный кабинет СБИС под учётной записью организации или ИП.
2. Переход в раздел «Документы» или «Контрагенты» (в зависимости от версии интерфейса).
3. Поиск входящих приглашений — как правило, они отображаются в уведомлениях или в отдельном разделе «Приглашения».
4. Ознакомление с реквизитами отправителя приглашения (ИНН, наименование организации).
5. Принятие или отклонение приглашения. При принятии контрагент добавляется в список организаций, с которыми возможен обмен документами.

Приглашения могут поступать в нескольких форматах:

• приглашение от контрагента внутри СБИС;
• приглашение от пользователя другого оператора ЭДО (Диадок, Контур.Диадок, Такском и др.) через межоператорский обмен;
• приглашение, связанное с подключением к ЭСФ/ЭСД для обмена документами по маркировке.

¶Работа с приглашениями ЭСФ/ЭСД в СБИС

Для обмена документами в формате ЭСФ/ЭСД (в том числе по маркированным товарам) участникам необходимо подключить соответствующий сервис в СБИС. Алгоритм действий:

1. Подключение сервиса ЭСФ/ЭСД в личном кабинете СБИС (раздел «Подключение сервисов» или «Мои сервисы»).
2. Получение приглашения от контрагента или самостоятельное приглашение контрагента к обмену.
3. Принятие приглашения — после чего становится возможным обмен документами в формате ЭСФ/ЭСД.
4. При необходимости — выпуск или привязка квалифицированной электронной подписи для подписания документов.

При работе с маркированными товарами (например, обувь, одежда, лекарства, парфюмерия) обмен документами в формате ЭСФ/ЭСД обязателен для всех участников оборота, включая поставщиков, покупателей и производителей.

¶Возможные трудности и их решение

При работе с приглашениями в СБИС пользователи могут сталкиваться с рядом проблем:

• Приглашение не отображается — необходимо убедиться, что сервис ЭСФ/ЭСД подключён, и проверить раздел уведомлений.
• Ошибка при принятии приглашения — как правило, связана с некорректными реквизитами контрагента (ошибка в ИНН, КПП) или с отсутствием действующей КЭП.
• Невозможность обмена после принятия приглашения — проверка настроек обмена, доступных форматов документов и лимитов оператора ЭДО.
• Приглашение от неизвестного контрагента — рекомендуется проверить реквизиты отправителя через сервисы проверки контрагентов.

¶Интеграция с маркетплейсами

СБИС активно развивает направление работы с маркетплейсами. Для продавцов, работающих на Wildberries, Ozon и других площадках, платформа предоставляет сервисы для автоматизации документооборота с операторами маркетплейсов, включая приём заказов, формирование и подписание документов.

¶Безопасность и юридическая значимость

Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью в СБИС, имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно. Это предусмотрено Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Источники:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Официальный сайт платформы СБИС (sbis.ru)
• Нормативные акты ФНС России в сфере электронного документооборота и ЭСФ
• Документация по Единой системе документооборота (ЭСФ/ЭСД)