Реквизит документа¶
Реквизит документа — обязательный или рекомендуемый элемент оформления документа, несущий определённую информацию и позволяющий идентифицировать, классифицировать и проверить документ. Реквизиты формируют юридическую и информационную полноту документа: без них документ может быть признан недействительным, неисполнимым или не подлежащим приёму в делопроизводстве.
¶Общие сведения
В делопроизводстве и документоведении реквизиты принято подразделять на две группы:
- Обязательные — без которых документ не имеет юридической силы или не может быть зарегистрирован (например, наименование организации, дата, регистрационный номер, подпись).
- Рекомендуемые (факультативные) — повышающие информативность и удобство работы с документом (гриф согласования, отметка о контроле, отметка о поступлении и др.).
Совокупность реквизитов, применяемых к определённому виду документа, называется типовой формой документа. Требования к реквизитам закреплены в национальных и отраслевых стандартах, а также в нормативных актах о делопроизводстве.
¶Классификация реквизитов
¶По назначению
| Группа | Назначение | Примеры |
|---|---|---|
| Идентификационные | Позволяют определить документ и его место в системе | Наименование вида документа, регистрационный номер, дата |
| Адресные | Указывают автора и адресата | Наименование организации-автора, адресат, коды ОКПО |
| Информационные | Раскрывают содержание | Заголовок, текст, приложения, ссылка на документ-основание |
| Согласительные | Фиксируют согласование и утверждение | Гриф утверждения, визы согласования, подпись |
| Служебные | Отражают движение и обработку документа | Отметка о регистрации, резолюция, отметка о контроле, отметка о поступлении |
| Справочные | Обеспечивают учёт и поиск | Отметка о дате исполнения, отметка о направлении в дело |
¶По месту расположения
- Графические (визуальные) — воспринимаемые визуально: шапка, бланк, подпись, печать.
- Машинные (электронные) — считываемые техническими средствами: штрих-код, QR-код, электронная подпись, машинный носитель кодировки.
¶Основные реквизиты организационно-распорядительных документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению», к обязательным реквизитам относятся:
- Государственный герб (для федеральных органов власти).
- Наименование организации.
- Наименование вида документа.
- Дата документа.
- Регистрационный номер.
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа-основания.
- Адресат.
- Заголовок к тексту.
- Отметка о контроле.
- Текст.
- Отметка о наличии приложения.
- Подпись.
- Гриф согласования.
- Визы.
- Отметка о заверении копии.
- Отметка об исполнителе.
- Отметка о поступлении документа в организацию.
- Отметка о направлении в дело.
Для бухгалтерских документов состав реквизитов определяется Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (2011). Статья 9 закона устанавливает обязательные реквизиты первичного учётного документа: наименование, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и стоимостного измерения, должности ответственных лиц, подписи.
¶Реквизиты в стандартах
¶ГОСТ Р 7.0.97-2016
Основной российский стандарт оформления документов. Устанавливает состав реквизитов для распорядительных документов (приказ, распоряжение, постановление, указ), служебных писем, договоров, протоколов, актов, справок и иных документов. Стандарт также регламентирует расположение реквизитов на бланке, размеры полей, шрифты и способы заверения.
¶ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»
Предшествующий стандарт, действовавший до 2018 года. Устанавливал аналогичный состав реквизитов и правила оформления. С 1 ноября 2017 года стандарт утратил силу в связи с введением ГОСТ Р 7.0.97-2016.
¶ГОСТ 2.104-2006 (конструкторская документация)
Для машиностроительной документации состав реквизитов определяется системой ЕСКД. Основные реквизиты оформления листа: основная надпись, графы шапки (наименование изделия, литера, масса, масштаб, лист, листов), шифры разработчиков, отметки о контроле.
¶Реквизиты в электронных документах
В электронном документообороте к графическим реквизитам добавляются цифровые. Ключевые электронные реквизиты:
- Электронная подпись (усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная, простая) — регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (2011).
- Метаданные — сведения о создании, изменении, отправке и получении файла.
- Идентификатор документа — уникальный код в системе электронного документооборота.
- Штрих-код или QR-код — для автоматизированного учёта бумажных и электронных копий.
¶Значение реквизитов
Отсутствие обязательного реквизита влечёт правовые последствия. Для первичных учётных документов, поименованных в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ, неполный комплект реквизитов означает, что документ не может служить основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учёте. Для договоров отсутствие существенных реквизитов (предмет, стороны, цена) может повлечь признание договора незаключённым. В кадровом делопроизводстве документы с отсутствующими подписями или датами оспариваются в судебной практике.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Кузнецова Т. А. Делопроизводство: учебное пособие. — М.: КноРус, 2019.
- Соколов А. В. Делопроизводство: организационно-правовые основы. — М.: Юрайт, 2020.