Подлинник документа¶
Подлинник документа — это документ, изготовленный или подписанный самим автором либо уполномоченным им лицом, обладающий юридической силой и служащий первоисточником сведений. В юридической и делопроизводительной практике подлинник противопоставляется копии, заверенной копии, дубликату и иным воспроизведениям содержания документа. Именно подлинник подтверждает факт совершения действия (сделки, распоряжения, решения) и в случае спора имеет преимущественную доказательную силу.
¶Правовое значение
В российском гражданском и процессуальном праве подлинник документа признаётся основным средством доказывания. Статья 71 Арбитражного процессуального кодекса РФ и статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ устанавливают, что при противоречиях между подлинником и его копиями вера отдаётся подлиннику, если иное не доказано иным способом. Статья 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ прямо закрепляет, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме электронного документа.
Подлинник имеет доказательственное преимущество по нескольким основаниям:
- на нём могут присутствовать признаки подлинности — почерк, подписи, оттиски печатей, водяные знаки, защитная маркировка;
- он содержит реквизиты, подтверждающие происхождение: регистрационный номер, дату, резолюции, отметки о прохождении;
- исключается риск искажения содержания, неизбежного при копировании и перепечатывании.
¶Виды подлинников
В зависимости от способа изготовления и назначения различают несколько разновидностей подлинных документов:
| Вид | Особенности |
|---|---|
| Оригинал | Первый экземпляр документа, созданный непосредственно при совершении действия |
| Дубликат | Второй экземпляр документа, выданный взамен оригинала тем же органом, обладает той же юридической силой |
| Заверенная копия | Копия, на которой уполномоченное лицо удостоверило её верность с оригиналу; приравнивается к подлиннику в большинстве случаев |
| Электронный подлинник | Документ в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (статья 6 Федерального закона «Об электронной подписи») |
Дубликат, хотя формально и не является оригиналом, по правовому статусу приравнивается к подлиннику. Заверенная копия также признаётся равнозначной подлиннику, если её верность удостоверена надлежащим образом (нотариусом, руководителем организации, архивом).
¶Подлинник и копия
Копия документа — это воспроизведение его содержания и реквизитов на другом носителе. Копии бывают простыми (без удостоверения) и заверенными. Простая копия юридической силы как доказательство, как правило, не имеет, если оригинал утрачен или не представлен. Статья 71 Гражданского кодекса РФ устанавливает правило: при утрате подлинника допускается использование засвидетельствованной в нотариальном порядке копии.
В практике документирования действует принцип «один документ — один подлинник». Документ, изготовленный в нескольких экземплярах, считается подлинником только в том экземпляре, который содержит все оригинальные реквизиты: подпись, печать, резолюции, отметки о регистрации. Остальные экземпляры, даже заверенные, являются копиями или дубликатами.
¶Электронный подлинник
С развитием электронного документооборота подлинником признаётся и электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП). Такой документ равнозначен бумажному оригиналу, подписанному собственноручно. Для признания электронного документа подлинным необходимо:
- наличие действующего сертификата ключа проверки электронной подписи;
- соответствие подписи документу (подпись должна быть создана после подписания документа);
- сохранность документа в неизменном виде с момента подписания.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» закрепил равную юридическую силу бумажного и электронного документа при соблюдении условий подписания.
¶Порядок представления подлинников
При обращении в государственные органы, суды, нотариальные конторы подлинники документов, как правило, предъявляются для сверки, но остаются на руках у заявителя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законом: изъятие документов при расследовании, истребование судом оригиналов при оспаривании копий. Нотариус при совершении нотариальных действий обязан истребовать и хранить подлинники документов в нотариальном деле.
В архивном деле подлинники документов формируют единицы хранения архивного фонда. Архивные оригиналы подлежат особой охране: постоянному хранению, реставрации, микшированию. Уничтожение подлинников архивных документов допускается только по истечении сроков хранения и с разрешения архивного органа.
¶Значение
Подлинник документа является фундаментом документационного обеспечения управления, судебного доказывания и нотариальной деятельности. Его наличие определяет юридическую силу сведений, зафиксированных в документе, и служит основой для выдачи копий, дубликатов и справок.
Источники:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)
- Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации
- Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов