Первичный документ в архивном деле¶
Первичный документ — документ, созданный в процессе деятельности организации или лица непосредственно при совершении события, факта, действия (приказ, договор, акт, накладная, протокол заседания, личное дело). В архивоведении и делопроизводстве первичные документы противопоставляются вторичным (сводным, производным) документам, создаваемым на основе уже имеющейся информации: сводкам, справкам, обзорам, статистическим сборникам.
¶Происхождение термина
Понятие «первичный документ» сформировалось в дореволюционной российской архивной науке и было закреплено в трудах историков-архивистов XIX века. В современной российской традиции определение закреплено в «Терминологическом словаре архивных терминов и понятий» (2002), изданном Росархивом, а также в ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка». В украинской архивной традиции аналогичное понятие введено в 1920-е годы А. И. Лазаревским.
¶Классификация
Первичные документы подразделяются по нескольким основаниям.
¶По способу создания
- Документы, созданные без предшествующих документов — фиксируют событие в момент его совершения: акт осмотра, протокол собрания, накладная на отгрузку.
- Документы, созданные на основании предшествующих документов — но не суммирующие, а фиксирующие одно конкретное действие: приказ на основании заявления, договор на основании оферты.
¶По содержанию
- Организационные — уставы, положения, штатные расписания, инструкции.
- Распорядительные — приказы, распоряжения, постановления.
- Справочно-информационные — акты, справки, свидетельства.
- Плановые — планы, сметы, графики.
- Отчётные — отчёты о выполнении работы (в части, отражающей конкретный факт).
- Учётные — накладные, ордера, ведомости, личные карточки.
¶По материальному носителю
Бумажные и электронные. Электронный первичный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, приравнен в РФ к документу на бумажном носителе (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
¶Отличие от вторичных документов
Вторичный (производный) документ содержит обработанную, обобщённую информацию, извлечённую из первичных документов. Примеры: статистический сборник, обзор, справка-резюме, реестр. Вторичный документ, как правило, не служит доказательством юридического факта, тогда как первичный имеет доказательственную силу. При архивном описании состав фонда первичные документы описываются на уровне дела, вторичные — часто выделяются в отдельные группы.
¶Значение в архивном деле
В архивоведении первичность документа определяет его место в структуре архивного фонда. Дела, содержащие первичные документы, формируют ядро фонда и подлежат бессрочному хранению, если иное не установлено сроками хранения. При комплектовании архива именно первичные документы признаются документами постоянного хранения, а вторичные нередко передаются на государственное хранение выборочно.
¶Первичный документ в бухгалтерском учёте
В российском бухгалтерском учёте первичный учётный документ определён Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (статья 9). Это документ, оформленный по установленной форме и служащий основанием для отражения хозяйственной операции в учёте. Обязательные реквизиты первичного учётного документа:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации, от имени которой составлен;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей ответственных лиц;
- личные подписи с расшифровкой.
Примеры: товарная накладная (ТОРГ-12), акт выполненных работ (КС-2), платёжное поручение, авансовый отчёт, счёт-фактура.
¶Правовые аспекты
Первичные документы являются доказательствами в арбитражном и гражданском судопроизводстве (статья 71 АПК РФ, статья 71 ГПК РФ). Сроки хранения первичных учётных документов — не менее пяти лет (статья 29 закона № 402-ФЗ), а по персонифицированным сведениям — не менее шести лет. Уничтожение первичных документов без соблюдения установленных сроков влечёт административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.
¶Литература
- Терминологический словарь архивных терминов и понятий. — М.: Росархив, 2002.
- ГОСТ Р 7.0.5-2008. Библиографическая ссылка.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Лазаревский А. И. Введение в архивное дело. — М., 1926.