Персонифицированные сведения о застрахованных лицах¶
Персонифицированные сведения о застрахованных лицах — это ежеквартальная отчётность, которую российские работодатели и иные страхователи представляют в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ-М (с 2023 года — в составе ЕФС-1). Сведения содержат данные о каждом работнике: СНИЛС, ФИО, а также период работы за отчётный квартал. Отчётность направляется в территориальный орган ПФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
¶Правовая основа
Обязанность представлять персонифицированные сведения установлена Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Закон определяет круг страхователей, состав сведений, сроки и порядок их представления.
С 1 января 2023 года в России действует Единый социальный фонд (ЕСФ), объединивший Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Вместе с ним введена новая форма ЕФС-1, в которую входят сведения о застрахованных лицах, заменившие прежнюю форму СЗВ-М. Отчётность по ЕФС-1 подаётся в электронном виде через операторов электронного документооборота (ЭДО); для работодателей с численностью застрахованных лиц свыше 10 человек электронная форма обязательна.
¶Состав сведений
Согласно статье 11 закона № 27-ФЗ, страхователи представляют следующие данные по каждому застрахованному лицу:
- фамилия, имя, отчество;
- СНИЛС (при его отсутствии — признак отсутствия);
- период работы (даты приёма и увольнения) в течение отчётного квартала;
- сумма начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
- иные сведения, предусмотренные формой.
¶Сроки представления
Персонифицированные сведения за последний месяц квартала сдаются в составе квартального отчёта. То есть отдельного отчёта именно за март, июнь, сентябрь или декабрь не существует: данные за все три месяца квартала объединяются в один документ, который подаётся один раз в квартал.
| Отчётный период | Срок представления |
|---|---|
| I квартал (январь–март) | не позднее 25 апреля |
| Полугодие (апрель–июнь) | не позднее 25 июля |
| 9 месяцев (июль–сентябрь) | не позднее 25 октября |
| Год (октябрь–декабрь) | не позднее 25 января следующего года |
Таким образом, отдельно за последний месяц квартала сдавать сведения не нужно — они включаются в квартальный отчёт. Исключение — случаи, когда работник принят или уволен в течение квартала: тогда по нему указываются фактические даты работы.
¶Страхователи, обязанные отчитываться
Отчётность представляют:
- организации, имеющие наёмных работников;
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры;
- нотариусы, адвокаты, главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
- физические лица, выплачивающие вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.
Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход) не являются страхователями и персонифицированные сведения за них не представляют.
¶Ответственность за нарушение сроков
За непредставление или несвоевременное представление персонифицированных сведений предусмотрена ответственность по статье 17 закона № 27-ФЗ:
- на должностных лиц (руководителя, главного бухгалтера) — предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей;
- на юридических лиц — штраф от 3000 до 5000 рублей.
При повторном нарушении в течение года штрафы могут быть увеличены. Помимо штрафов, фонд вправе заблокировать расчётный счёт страхователя за несдачу отчётности в установленный срок.
¶Практические особенности
Работодатели, использующие кадровый учёт в электронном виде, формируют сведения автоматически. При смене работника в середине квартала в отчёте указывается период его работы: например, если сотрудник принят 15 марта, в квартальном отчёте за I квартал будет стоять дата приёма 15.03. При увольнении — дата увольнения.
Если работник не работал в отчётном квартале (например, находился в отпуске без сохранения заработной платы весь квартал), сведения по нему всё равно включаются в отчёт с указанием периода работы.
¶Источники
- Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»
- Федеральный закон от 28 апреля 2023 года № 159-ФЗ (о введении формы ЕФС-1)
- Инструкция по заполнению формы ЕФС-1, утверждённая приказом ПФР
- Налоговый кодекс Российской Федерации (глава 34 — страховые взносы)