Отгрузочный документ (отг)¶
Отгрузочный документ (отг) — первичный учётный документ, фиксирующий факт отгрузки товарно-материальных ценностей покупателю (заказчику) и сопровождающий их при транспортировке. В российской бухгалтерской практике под аббревиатурой «отг» обычно понимают товарную накладную (форму ТОРГ-12) либо универсальный передаточный документ (УПД), объединяющий счёт-фактуру и накладную. Отгрузочный документ подтверждает исполнение договора поставки, служит основанием для списания товара со склада продавца и оприходования его у покупателя, а также для вычета НДС.
¶Назначение и правовое значение
Отгрузочный документ решает несколько задач одновременно:
- подтверждает передачу товара от поставщика к покупателю;
- удостоверяет количество, ассортимент, стоимость и качество отгруженной продукции;
- является основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учёте;
- служит доказательством исполнения договорных обязательств при возникновении споров.
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным учётным документом. Отгрузка товара относится к таким операциям, поэтому её оформление обязательно для всех организаций, применяющих основную систему налогообложения.
¶Основные виды отгрузочных документов
| Документ | Форма / тип | Особенности |
|---|---|---|
| Товарная накладная | ТОРГ-12 (типовая межотраслевая форма № ТОРГ-12) | Применяется для отгрузки товарно-материальных ценностей; содержит перечень позиций, цены, итоговую сумму |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Формат, рекомендованный ФНС России (письмо от 21.10.2013 № ЕД-4-3/19071) | Совмещает функции товарной накладной и счёт-фактуры; статус «1» — счёт-фактура и передаточный документ, статус «2» — только передаточный документ |
| Товарно-транспортная накладная (ТТН) | Форма № ТТН-1 (типовая межотраслевая форма) | Используется при доставке грузов автомобильным транспортом; оформляется грузоотправителем и грузополучателем |
| Накладная формы М-15 | Форма № М-15 | Применяется при отпуске материалов со склада организации в подразделения или на сторону |
| Транспортная накладная | Документ по правилам перевозки грузов (Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) | Подтверждает заключение договора перевозки груза |
¶Состав реквизитов
Типовой отгрузочный документ содержит следующие реквизиты:
- наименование, адрес и банковские реквизиты грузоотправителя и грузополучателя;
- основание отгрузки (договор поставки, счёт, контракт);
- наименование, единицу измерения, количество, цену и стоимость каждой позиции;
- итоговую сумму документа;
- НДС (ставка и сумма);
- подписи ответственных лиц (отпуск груза, получение груза, главный бухгалтер), скреплённые печатями организаций;
- дату составления и порядковый номер.
Отсутствие обязательных реквизитов делает документ недействительным как основание для принятия расходов и налогового вычета по НДС.
¶Порядок оформления
Отгрузка товара оформляется в следующей последовательности:
- Проверка договора и платёжных условий (предоплата, отсрочка).
- Составление отгрузочного документа на основании складских данных о фактическом наличии товара.
- Передача документа перевозчику вместе с грузом.
- Получение подписи и печати покупателя на экземпляре поставщика.
- Передача экземпляра документа в бухгалтерию для отражения операции.
Приёмка товара покупателем оформляется актом приёмки (при обнаружении расхождений — актом по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3).
¶Электронный документооборот
С 2013 года отгрузочные документы могут составляться в электронной форме. Электронная товарная накладная и электронный УПД подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и обмениваются через операторов электронного документооборота (ЭДО). ФНС России признаёт электронные документы равнозначными бумажным при соблюдении требований к подписи и формату. Переход на ЭДО сокращает сроки документооборота и снижает риск потери оригиналов.
¶Отгрузочный документ в налоговом учёте
Для целей НДС отгрузочный документ подтверждает момент определения налоговой базы (реализация товаров). Для целей налога на прибыль расходы на приобретение товара подтверждаются документами первичного учёта, к которым относится и отгрузочная накладная. При проверках налоговые органы обращают внимание на соответствие данных отгрузочных документов складскому учёту, договорным условиям и платёжным поручениям.
¶Историческая справка
До 1990-х годов в СССР отгрузка продукции оформлялась накладными по унифицированным формам, утверждённым Госкомстатом. После перехода к рыночной экономике формы ТОРГ-12, ТТН-1 и М-15 были закреплены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 и применялись на обязательной основе до 2013 года. С введением Федерального закона № 402-ФЗ обязательность типовых форм отменена, однако они по-прежнему используются большинством организаций как стандартные шаблоны.
¶Источники
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
- Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по торговле и общественному питанию»
- Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ЕД-4-3/19071 «О направлении рекомендованной формы универсального передаточного документа»
- Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 «Об утверждении Правил перевозки грузов автомобильным транспортом»
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая), глава 21 «Налог на добавленную стоимость»