Кадровый учёт в организации¶
Кадровый учёт — это совокупность процедур и документов, обеспечивающих фиксацию сведений о персонале организации: приёме, переводах, отпусках, поощрениях, взысканиях и увольнениях работников. Он относится к сфере управления персоналом и кадрового делопроизводства, ведётся на основании Трудового кодекса РФ и подзаконных нормативных актов, а также локальных документов самого работодателя. Кадровый учёт обеспечивает юридическую фиксацию трудовых отношений, служит источником данных для расчёта заработной платы, отчётности перед государственными органами и защиты интересов как работника, так и работодателя.
¶Правовая основа
Основным нормативным актом, регулирующим трудовые отношения в России, является Трудовой кодекс РФ. Отдельные требования к документам содержатся в постановлениях Правительства РФ, разъяснениях Роструда и ведомственных актах. Ряд документов обязателен для любого работодателя независимо от формы собственности и численности штата:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- приказы по личному составу;
- трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности;
- личные карточки работников;
- график отпусков;
- табель учёта рабочего времени;
- расчётные и платёжные ведомости.
С 2020 года действует электронная трудовая книжка: работник вправе выбрать бумажный или электронный формат, а работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в информационную систему Социального фонда России. С 2021 года большинство работодателей обязаны вести кадровый учёт в электронном виде в рамках отчётности по форме ЕФС-1, заменившей прежние формы отчётности в ПФР и ФСС.
¶Основные направления
Кадровый учёт охватывает несколько взаимосвязанных блоков.
Приём и оформление. Включает сбор документов, заключение трудового договора, издание приказа о приёме, ознакомление работника с локальными актами, оформление личной карточки и внесение записи в трудовую книжку.
Учёт движения персонала. Отражает переводы на другую должность, совмещение, временные переводы, изменение условий договора, предоставление отпусков, направление в командировки, дисциплинарные взыскания и поощрения.
Учёт рабочего времени. Ведётся посредством табеля, где фиксируются явки, неявки, отпуска, больничные и иные отклонения от нормального режима. Данные табеля служат основой для расчёта заработной платы.
Увольнение. Предполагает соблюдение установленной процедуры: издание приказа, расчёт выплат, выдачу документов, внесение записи в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.
Воинский учёт. Работодатели обязаны вести учёт работников, подлежащих воинскому учёту, и взаимодействовать с военными комиссариатами.
Отчётность. Кадровая служба формирует сведения для Социального фонда России, налоговых органов и органов статистики.
¶Документооборот и хранение
Кадровые документы делятся на обязательные и рекомендательные. Обязательные прямо предусмотрены законом; рекомендательные (например, положения о подразделениях, должностные инструкции) работодатель вправе разрабатывать самостоятельно. Документы имеют установленные сроки хранения: приказы по личному составу хранятся не менее 75 лет, личные карточки — также длительно, документы о временных переводах и отпусках — от 5 лет. Нарушение сроков хранения влечёт административную ответственность.
С 2022 года действуют требования к хранению кадровых документов, допускающие электронные формы при соблюдении условий их юридической значимости: усиленная квалифицированная электронная подпись, защита от изменений, резервное копирование.
¶Кадровый учёт в малом бизнесе
Для микропредприятий и организаций с небольшой численностью работников законодательство допускает упрощённые формы. Работодатель может отказаться от части локальных актов, если условия труда прописаны непосредственно в трудовом договоре. Часто функции кадровой службы выполняет один сотрудник или руководитель, а учёт ведётся с применением специализированных программных продуктов.
¶Автоматизация
Кадровый учёт автоматизируется с помощью информационных систем. Наиболее распространены решения на платформе «1С», а также сервисы электронного документооборота и кадровые модули ERP-систем. Автоматизация охватывает формирование приказов, расчёт отпусков и больничных, подготовку отчётности, ведение табеля и электронный документооборот с работниками. С 2022 года действует возможность обмена кадровыми документами в электронном виде через сервис «Работа в России» и операторов электронного документооборота.
¶Ответственность за нарушения
За нарушение требований кадрового учёта предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы налагаются за отсутствие обязательных документов, неправильное оформление трудового договора, нарушение сроков выплат, несоблюдение процедур увольнения и другие нарушения. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей размеры штрафов ниже, чем для юридических лиц; при повторных нарушениях возможна дисквалификация должностного лица.
¶Значение
Кадровый учёт выполняет несколько функций: юридическую (подтверждение факта и условий трудовых отношений), фискальную (основа для расчёта налогов и взносов), управленческую (данные для планирования численности, оценки нагрузки, анализа текучести кадров) и социальную (защита прав работников, подтверждение стажа для назначения пенсии). Точность и полнота кадровых документов直接影响 как интересы работника, так и риски работодателя при проверках государственных инспекций.
¶Профессия
Кадровый учёт ведут специалисты по кадрам, инспекторы по кадрам, менеджеры по персоналу, а в крупных организациях — кадровые службы и департаменты. Подготовка ведётся в средних специальных и высших учебных заведениях по направлениям «Управление персоналом» и «Документационное обеспечение управления». Профессиональные стандарты устанавливают требования к квалификации специалистов по управлению персоналом.
Источники: Трудовой кодекс РФ; КоАП РФ; постановления Правительства РФ о трудовых книжках и воинском учёте; разъяснения Роструда; обзоры законодательства о персональных данных и электронном документообороте.