KadrOut — сервис кадрового документооборота¶

KadrOut — облачный сервис автоматизации кадрового делопроизводства, разработанный российской компанией. Платформа предназначена для электронного документооборота с сотрудниками: оформления приказов, трудовых договоров, ознакомления работников с документами через защищённый личный кабинет. Сервис ориентирован на средний и крупный бизнес, использующий российские системы учёта персонала.

¶Назначение и функциональность

KadrOut закрывает задачу перевода кадровых процедур в электронный формат с юридической значимостью подписи. Основные функции сервиса:

• подготовка и подписание кадровых документов (приказы о приёме, переводе, увольнении, трудовые договоры, соглашения об изменении условий труда);
• формирование документов по данным из 1С:ЗУП, Битрикс24, PeopleBook и других HR-систем;
• ознакомление сотрудников с документами через личный кабинет с фиксацией факта ознакомления;
• подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП) или простой электронной подписью с последующим подтверждением;
• хранение архива кадровых документов в облаке;
• массовые операции — например, подписание сотен приказов о ежегодных отпусках одним действием.

Сервис работает по модели SaaS: установка программного обеспечения на стороне заказчика не требуется, доступ предоставляется через браузер.

¶Кадровый документооборот в России: правовая основа

Перевод кадровых документов в электронный вид опирается на российское законодательство. Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (статья 22.1) — регулирует порядок обмена электронными документами между работодателем и работником;
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — определяет требования к электронному документу как основанию для бухгалтерского учёта;
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — устанавливает виды электронных подписей (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная) и их юридическую силу;
• приказы Минтруда России, устанавливающие формы кадровых документов (Т-1, Т-2, Т-5, Т-8 и другие типовые формы).

С 2022 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку, что усилило спрос на сервисы электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Работодатели обязаны по требованию сотрудника предоставлять ему кадровые документы в электронной форме.

¶Принцип работы

Процесс взаимодействия с сервисом строится по следующей схеме:

1. Кадровая служба формирует документ в KadrOut — вручную или загружает из учётной системы (например, 1С:ЗУП).
2. Документ направляется сотруднику в личный кабинет — через веб-интерфейс или мобильное приложение.
3. Сотрудник знакомится с документом и подписывает его — простой электронной подписью (СМС-код, логин и пароль) или квалифицированной электронной подписью (КЭП), если она у него есть.
4. Подписанный документ возвращается в кадровую службу и сохраняется в электронном архиве.

Для подписания КЭП сервис поддерживает интеграцию с удостоверяющими центрами и средствами криптозащиты (СКЗИ), включая решения «КриптоПро».

¶Интеграции

KadrOut позиционируется как надстройка над существующими кадровыми системами, а не замена им. Основные направления интеграции:

• 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом) — автоматическое формирование кадровых документов по данным учётной системы;
• Битрикс24 — передача документов на подписание и возврат подписанных экземпляров;
• PeopleBook, HRlink и другие облачные HR-сервисы;
• Электронные кадровые сервисы и системы ЭДО (например, «Диадок», «СБИС») для обмена документами с контрагентами.

¶Кадровый документооборот и ЭДО: отличия

На российском рынке электронного документооборота работают крупные платформы — «Диадок» (ФНС), «СБИС» (Тензор), «Контур.Диадок», «ВД ГК «Честный знак»». Эти системы ориентированы на обмен юридически значимыми документами между организациями (договоры, счета-фактуры, накладные). KadrOut относится к нишевому сегменту — внутреннему кадровому ЭДО, где документы подписываются между работодателем и его сотрудниками. Такое разделение объясняется спецификой: кадровые документы имеют свои формы, сроки хранения и порядок ознакомления, отличный от коммерческого документооборота.

¶Рынок и конкуренты

Сегмент ЭКДО в России активно развивается с 2022 года. Помимо KadrOut, в этой области работают:

• СБИС ЭКДО (Тензор) — крупная платформа с модулем кадрового документооборота;
• Диадок ЭКДО (ФНС) — расширение популярного сервиса ЭДО;
• СберКадры — облачный сервис кадрового учёта от группы Сбер;
• Directum RX — российская система электронного документооборота с кадровыми модулями;
• 1С:Кадровый электронный документооборот — решение на платформе 1С.

KadrOut конкурирует за счёт специализации именно на кадровых процессах и простоте интерфейса для сотрудников, не имеющих опыта работы с корпоративными системами ЭДО.

¶Технические особенности

• Данные размещаются на серверах в России — требование законодательства о персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
• доступ сотрудников — через защищённый личный кабинет с аутентификацией;
• поддержка мобильных устройств — подписание документов возможно с телефона;
• журналирование действий — фиксация факта отправки, ознакомления и подписания каждого документа с указанием времени и IP-адреса.

¶Применение

Сервис используется кадровыми службами предприятий различного масштаба — от небольших компаний с десятками сотрудников до крупных организаций с распределённой структурой, где работники находятся в разных регионах. Основной сценарий — удалённое оформление кадровых документов без необходимости личного визита в офис или обмена бумагами по почте.

Источники:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 22.1)
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
• Официальная документация сервиса KadrOut