ГиЛан — российская система электронного документооборота¶
ГиЛан («Гибридная Лан») — российская система электронного документооборота (СЭД), разработанная компанией «Ланит-Сервис» (входит в группу «Ланит»). Система предназначена для автоматизации документооборота, согласования и контроля исполнения документов в государственных органах, муниципальных образованиях и коммерческих организациях. ГиЛан применяется в ряде федеральных и региональных органов исполнительной власти Российской Федерации.
¶История создания
Разработка системы ГиЛан началась в начале 2000-х годов в компании «Ланит-Сервис». Первоначально система создавалась для решения задач внутреннего документооборота крупных организаций. Постепенно функциональность была расширена до полноценной СЭД, ориентированной на государственное управление.
Система получила распространение в федеральных органах власти, министерствах и ведомствах, а также в ряде субъектов Российской Федерации. ГиЛан стала одной из наиболее широко используемых российских систем электронного документооборота в государственном секторе.
¶Архитектура и основные компоненты
ГиЛан построена по клиент-серверной архитектуре. Основными компонентами системы являются:
- Сервер приложений — обеспечивает обработку бизнес-логики, маршрутизацию документов и управление процессами.
- СУБД — для хранения данных используется система управления базами данных (традиционно Oracle, поддерживается PostgreSQL).
- Веб-интерфейс — позволяет работать с системой через браузер без установки клиентского ПО.
- Клиентское приложение — настольное приложение для работы с документами, обеспечивающее расширенные возможности.
Система поддерживает интеграцию с внешними сервисами, в том числе с системами межведомственного взаимодействия, защищёнными каналами связи и средствами электронной подписи.
¶Основные функции
Функциональность ГиЛан охватывает полный жизненный цикл документа:
- Регистрация входящих и исходящих документов — с присвоением регистрационных номеров, штрихкодированием и созданием электронного образа.
- Маршрутизация — автоматическое или ручное направление документа по согласованным маршрутам, включая параллельное и последовательное согласование.
- Контроль исполнения — назначение ответственных исполнителей, установка сроков, автоматические напоминания и уведомления о приближении сроков.
- Согласование документов — возможность сбора отзывов и виз согласующих подразделений.
- Подписание — поддержка электронной подписи (в том числе криптографической) для придания документам юридической силы.
- Формирование проектов документов — встроенный редактор и шаблоны для подготовки служебных записок, приказов, распоряжений и иных документов.
- Поиск и архивное хранение — полнофункциональный поиск по реквизитам и содержанию, электронный архив с разграничением доступа.
¶Развёртывание и масштабирование
ГиЛан поддерживает развёртывание как на собственном аппаратном обеспечении организации (on-premise), так и в виртуализированных средах. Система масштабируется горизонтально — при увеличении нагрузки добавляются новые серверы приложений.
Для крупных организаций предусмотрено распределённое развёртывание с поддержкой филиальной структуры. Мелкие и средние организации могут использовать упрощённые конфигурации.
¶Интеграционные возможности
Система предоставляет открытые программные интерфейсы (API) для интеграции с иными информационными системами. Типовые сценарии интеграции включают:
- Обмен документами с системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
- Интеграцию с системами персонального учёта и кадровыми системами.
- Обмен с системами электронного архива и документирования.
- Интеграцию со средствами защищённой связи и криптографической защиты информации.
¶Применение
ГиЛан используется в следующих сферах:
- Государственное управление — федеральные министерства и ведомства, органы исполнительной власти субъектов РФ, муниципальные образования.
- Промышленность и корпоративный сектор — крупные российские компании, в том числе в нефтегазовой, энергетической и промышленной отраслях.
- Образование и наука — вузовские и научные организации.
¶Инструкция по работе с системой
Пользовательская документация ГиЛан включает руководства пользователя, административные руководства и руководства по развёртыванию. Базовые действия в системе:
- Вход в систему — через веб-браузер или клиентское приложение с использованием учётной записи и пароля (возможна интеграция с системой аутентификации организации).
- Регистрация документа — заполнение карточки документа с указанием вида, корреспондента, даты, краткого содержания и прикреплением электронного образа.
- Направление по маршруту — выбор маршрута согласования или контроля исполнения из предопределённых шаблонов либо формирование индивидуального маршрута.
- Исполнение задачи — исполнитель знакомится с документом, при необходимости формирует проект ответного документа, подписывает и направляет на контроль.
- Закрытие задачи — исполнитель отмечает задачу исполненной, прикладывает подтверждающие документы, контролирующее лицо проверяет и закрывает задачу.
Администрирование системы осуществляется через специальный интерфейс администратора, позволяющий настраивать справочники, маршруты, роли и права доступа, шаблоны документов и параметры интеграции.
¶Критика и особенности внедрения
К числу сложностей, отмечаемых при внедрении ГиЛан, относятся высокая стоимость лицензий и работ по адаптации, а также необходимость обучения персонала. Для государственных заказчиков разработчиком и партнёрами предоставляются услуги по сопровождению и технической поддержке.
¶См. также
- Электронный документооборот
- Система межведомственного электронного взаимодействия
- «Ланит»
¶Источники
- Официальная документация ГиЛан (Ланит-Сервис)
- Сайт группы компаний «Ланит»
- Публикации о российских системах электронного документооборота