Фактическая численность работников¶
Фактическая численность работников — показатель статистической и кадровой учётной документации, отражающий количество человек, фактически состоящих в трудовых отношениях с организацией или индивидуальным предпринимателем на определённую дату. В отличие от списочной численности, которая включает всех принятых работников, фактическая численность учитывает только тех, кто в этот день реально присутствовал на работе (в том числе работавших вахтовым методом, командированных и дистанционно), и исключает отсутствующих по болезни, отпуску, прогулам и другим причинам.
¶Правовое и статистическое значение
Показатель применяется в нескольких контекстах:
- Статистическая отчётность. Формы федерального статистического наблюдения (например, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников») требуют раскрытия среднесписочной и фактической численности за отчётный период.
- Кадровый учёт. Используется для расчёта рабочего времени, норм выработки, оплаты труда и распределения нагрузки.
- Налоговый и страховой учёт. Среднесписочная численность (производный от списочной показатель) влияет на применение налоговых льгот, например на право применения упрощённой системы налогообложения и на размер страховых взносов для некоторых категорий плательщиков.
- Оценка эффективности. Отношение выручки или прибыли к фактической численности используется при расчёте производительности труда.
¶Отличие от списочной и среднесписочной численности
В российской статистике используются три взаимосвязанных показателя:
| Показатель | Что учитывается | Момент определения |
|---|---|---|
| Списочная численность | Все работники, с которыми заключён трудовой договор, включая отсутствующих | На конец отчётного периода (последний день месяца) |
| Среднесписочная численность | Среднее значение списочной численности за период | Среднее арифметическое за месяц, квартал, год |
| Фактическая численность | Работники, реально присутствовавшие на работе | На конкретную дату (день) |
Списочная численность включает работников, находящихся в отпусках, на больничных, в командировках, а также принятых по совместительству и внешним совместителям. Фактическая численность этих лиц не учитывает, если на отчётную дату они не присутствовали на рабочих местах.
¶Порядок определения
Фактическая численность определяется по табелю учёта рабочего времени (форма Т-13 или Т-12, утверждённая постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1). В табеле отмечаются явки, неявки и причины отсутствия. Для расчёта фактической численности на конкретную дату берутся все сотрудники, у которых за этот день зафиксирована отметка о явке на работу (в том числе в командировке, на вахте, на дистанционной работе).
В расчёт включаются:
- основные работники, находящиеся на смене;
- работники, командированные в пределах организации;
- дистанционные работники, чья трудовая деятельность формально отнесена к присутствующим;
- совместители (внутренние и внешние), отработавшие в этот день.
В расчёт не включаются:
- работники в отпуске (в том числе за свой счёт и по уходу за ребёнком);
- работники на больничном листе;
- отсутствующие по невыходу без уважительной причины (прогулы);
- работники, направленные на обучение с отрывом от производства;
- женщины в декретном отпуске и лица, находящиеся в академическом отпуске.
¶Применение в отчётности
Форма П-4 заполняется ежемесячно (кроме малых предприятий — ежеквартально) и содержит сведения о среднесписочной численности, средней заработной плате и фонде оплаты труда. Фактическая численность может запрашиваться по отдельным строкам или в пояснительной записке, особенно при расчёте показателей производительности труда.
Для целей налогового учёта используется среднесписочная численность, которая подаётся в налоговую инспекцию ежегодно до 20 января по форме, утверждённой приказом ФНС России. Показатель влияет на:
- право применения УСН для организаций с численностью не более 100 человек;
- применение пониженных страховых взносов для отдельных категорий плательщиков;
- освобождение от сдачи отдельных форм отчётности для малых предприятий.
¶Особенности расчёта для отдельных категорий работников
При определении фактической численности существуют нюансы:
- Совместители учитываются по фактически отработанному времени.
- Работники, занятые неполный рабочий день, включаются в фактическую численность в полном объёме, если присутствовали на работе.
- Вахтовики учитываются в дни нахождения на объекте.
- Работники-иностранцы включаются на общих основаниях при наличии трудового договора.
¶Значение показателя
Фактическая численность используется при формировании производственных программ, расчёте нагрузки на оборудование, определении потребности в ресурсах и оценке кадрового потенциала. Показатель является основой для оперативного управления трудовыми ресурсами и анализа использования рабочего времени.
¶Источники
- Трудовой кодекс Российской Федерации.
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
- Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения П-4.
- Приказ ФНС России от 02.09.2019 № ММВ-7-11/473@ (форма сведений о среднесписочной численности работников).