Факсимильная подпись и её применение¶

Факсимильная подпись — это воспроизведение собственноручной подписи лица механическим, клишированным или электронным способом, при котором изображение подписи наносится на документ без непосредственного участия человека в момент подписания. Такое воспроизведение выполняется с помощью факсимиле — печати, штампа, гравировального клише или технических средств связи. Факсимильная подпись широко применяется в деловой практике, однако её юридический статус отличается от статуса собственноручной подписи и требует особого оформления.

¶История

Практика механического воспроизведения подписи возникла задолго до появления электронных технологий. Уже в XIX веке для массовой рассылки документов использовались литографские оттиски и специальные печати-клише. С развитием телеграфа, а затем телефакса (факсимильной связи) появилась возможность передавать изображение подписи на расстояние. Именно от термина «факсимиле» (от лат. fac simile — «сделай подобное») произошло название этого способа.

В XX веке факсимиле стало стандартным инструментом в работе руководителей крупных организаций, которым требовалось подписывать большие объёмы корреспонденции. С распространением компьютеров и электронного документооборота появились цифровые аналоги — графические копии подписи, вставляемые в электронные документы.

¶Способы воспроизведения

Различают несколько технических вариантов:

• Печатное клише (факсимиле) — резиновая или металлическая печать с зеркальным изображением подписи, наносимая с помощью штемпельной краски.
• Штамп — аналогичное устройство, часто используемое для внутренних документов.
• Графическое изображение — отсканированная или нарисованная подпись, вставляемая в электронный документ.
• Автоподпись — программная вставка изображения подписи при формировании документа.

Каждый способ имеет разную степень защиты от подделки и разный правовой режим.

¶Правовое регулирование в России

В российском законодательстве факсимильная подпись не приравнивается автоматически к собственноручной. Согласно Гражданскому кодексу РФ, использование факсимиле допускается только по соглашению сторон, которое должно быть оформлено письменно. Это означает, что если стороны договора заранее договорились о возможности использования факсимиле, документ с такой подписью имеет юридическую силу.

При отсутствии такого соглашения документ, подписанный факсимиле, может быть признан недействительным. Судебная практика по этому вопросу неоднородна: суды оценивают конкретные обстоятельства, наличие соглашения и добросовестность сторон.

Отдельно регулируется электронная подпись. Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает виды электронных подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Простая электронная подпись может включать в себя графическое воспроизведение подписи, но её юридическая сила зависит от соглашения сторон и технических средств.

¶Применение

Факсимиле используется в следующих сферах:

• Деловая переписка — письма, уведомления, поздравления, приглашения.
• Внутренние документы — приказы, распоряжения, служебные записки.
• Договорная работа — при наличии соответствующего соглашения.
• Банковская сфера — ограниченно, с учётом требований Центрального банка.
• Государственные органы — в отдельных случаях для массовых рассылок.

Наиболее часто факсимиле применяют руководители организаций, а также лица, подписывающие большой объём типовых документов.

¶Ограничения и риски

Использование факсимильной подписи сопряжено с рядом рисков:

• Риск подделки — клише или изображение может быть скопировано и использовано неуполномоченными лицами.
• Оспаривание документов — контрагент может заявить о недействительности документа, подписанного факсимиле без соглашения.
• Отсутствие контроля — невозможно достоверно установить, кто именно приложил печать в конкретный момент.
• Ограничения по видам документов — факсимиле не допускается на документах, требующих нотариального удостоверения, а также на некоторых финансовых и кадровых документах.

Для снижения рисков организации издают внутренние приказы, определяющие порядок использования факсимиле, круг лиц, имеющих к нему доступ, и перечень документов, на которых оно допускается.

¶Отличие от электронной подписи

Факсимиле и электронная подпись — разные правовые институты. Факсимиле воспроизводит графическое изображение подписи и не содержит криптографической защиты. Электронная подпись, особенно усиленная квалифицированная, обеспечивает идентификацию подписанта и защиту документа от изменений. Поэтому в электронном документообороте предпочтение отдаётся электронной подписи, а не сканированному изображению.

¶Судебная практика

Российские суды при рассмотрении споров о документах с факсимиле опираются на несколько критериев: наличие письменного соглашения сторон, сложившуюся практику взаимоотношений, последующее одобрение сделки (например, частичное исполнение). Если сторона, чья подпись воспроизведена факсимиле, впоследствии одобрила сделку действиями, суд может признать документ действительным даже при отсутствии формального соглашения.

В то же время при отсутствии соглашения и одобрения суды часто встают на сторону лица, оспаривающего документ.

¶Источники

• Гражданский кодекс Российской Федерации
• Федеральный закон «Об электронной подписи»
• Судебная практика арбитражных судов РФ
• Справочные материалы по делопроизводству