Документация — система управленческой и технической информации¶
Документация — это совокупность документов, создаваемых, оформляемых и используемых в процессе деятельности организаций, органов власти, предприятий и отдельных лиц для фиксации информации, подтверждения фактов, регулирования отношений и обеспечения воспроизводимости процессов. Документация охватывает управленческие, технические, бухгалтерские, научные и иные виды документов и регламентируется нормативными актами, стандартами и внутренними регламентами.
¶Основные понятия и определения
Термин «документация» происходит от латинского documentum — свидетельство, доказательство. В широком смысле документация — это упорядоченная совокупность документов, отражающая определённую деятельность. В узком смысле под документацией понимают процесс работы с документами: их подготовку, согласование, утверждение, хранение и использование.
В российской делопроизводственной практике ключевые определения закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
¶Виды документации
По назначению документацию принято подразделять на несколько основных групп:
- Организационно-распорядительная — приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, положения, инструкции. Регулирует деятельность организации изнутри.
- Управленческая — отчёты, планы, аналитические справки, служебная переписка.
- Техническая — конструкторская и технологическая документация, чертежи, спецификации, технические условия, эксплуатационная документация. Регулируется системой стандартов ЕСКД (Единая система конструкторской документации).
- Бухгалтерская и финансовая — первичные учётные документы, бухгалтерская отчётность, налоговая документация. Оформляется в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Нормативно-правовая — законы, указы, постановления, подзаконные акты.
- Медицинская — медицинские карты, история болезни, протоколы обследований.
- Научная — отчёты о НИР, авторефераты, патентные заявки, лабораторные журналы.
- Проектная — проектная и рабочая документация строительства, оформляемая в соответствии с Градостроительным кодексом РФ.
¶Стандартизация и нормативное регулирование в России
В России документация стандартизирована на федеральном уровне. Основные нормативные акты и стандарты:
| Нормативный акт / стандарт | Предмет регулирования |
|---|---|
| ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Оформление организационно-распорядительных документов |
| ГОСТ 2.104-2006 (ЕСКД) | Основные надписи конструкторских документов |
| ГОСТ 34.601-2003 | Автоматизированные системы. Стадии создания |
| ГОСТ Р ИСО 9001-2015 | Системы менеджмента качества. Документирование процессов |
| 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» | Порядок оформления первичных документов |
| Градостроительный кодекс РФ | Проектная документация в строительстве |
Понятие «делопроизводство» как отрасль знаний о документировании и работе с документами оформилось в России в XIX веке, а в советское время было унифицировано системой «Единая система организационно-распорядительной документации» (ЕСОД), разработанной в 1970-е годы.
¶Жизненный цикл документации
Работа с документацией включает последовательные этапы:
- Создание — подготовка проекта документа уполномоченным сотрудником.
- Согласование — проверка содержания заинтересованными подразделениями.
- Утверждение — подписание документа руководителем или иным уполномоченным лицом.
- Регистрация — присвоение входящего, исходящего или внутреннего номера и внесение в журнал учёта.
- Исполнение — доведение до сведения адресатов и контроль исполнения.
- Хранение — размещение в делах согласно номенклатуре дел и срокам хранения.
- Уничтожение — по истечении сроков хранения с составлением акта.
Сроки хранения документов в России регулируются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Хранение осуществляется в бумажной и электронной формах; электронный документооборот (ЭДО) получил широкое распространение после поправок в Налоговый кодекс РФ, допустивших применение электронных первичных документов с 2013 года.
¶Электронная документация
Переход к электронной документации стал одним из ключевых изменений в практике работы с документами в XXI веке. В России внедряются системы ЭДО (например, «Диадок», «СБИС», «Эльба»), обеспечивающие юридическую значимость электронных документов при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Государственные органы переходят на межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и систему электронного взаимодействия «Единый портал государственных и муниципальных услуг».
¶Значение документации
Документация обеспечивает:
- Доказательную функцию — подтверждение фактов совершения сделок, исполнения обязанностей, наступления событий.
- Управленческую функцию — фиксация решений и распоряжений, обеспечение преемственности деятельности.
- Информационную функцию — накопление и передачу знаний о процессах и результатах.
- Контрольную функцию — возможность проверки исполнения и оценки эффективности.
В юридической практике документация служит основным источником доказательств; в технической — обеспечивает воспроизводимость изделий и безопасность эксплуатации; в бухгалтерской — обосновывает финансовые показатели и налоговые расчёты.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236)
- Градостроительный кодекс Российской Федерации