Делопроизводство: понятие, виды и правила¶
Делопроизводство — это деятельность по документированию управленческих решений и обеспечению их исполнения, а также совокупность правил и приёмов работы с документами в организации. Простыми словами, делопроизводство — это порядок создания, оформления, регистрации, хранения, поиска и уничтожения документов, без которого невозможно нормальное функционирование любой структуры: от небольшой фирмы до федерального министерства.
¶Основные понятия
Документооборот и делопроизводство часто путают. Документооборот — это движение документов внутри организации (поступление, согласование, подписание, исполнение, архивирование). Делопроизводство шире: оно включает документооборот, но также описывает правила подготовки документов, стандарты оформления, систему хранения и ответственность сотрудников.
Ключевые термины:
- Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
- Реквизит — обязательный элемент оформления (дата, номер, подпись, герб, наименование организации и т. д.).
- Регистрационный номер — уникальный идентификатор документа, присваиваемый при регистрации.
- Входящий, исходящий и внутренний документ — классификация по направлению движения.
- Копия, дубликат, экземпляр — виды документов по степени оригинальности.
¶История в России
В Древней Руси работа с документами велась при княжеских дворах и в церковных учреждениях. Система писцовых книг XVI века считается ранней формой документированного учёта. В XVIII веке Петром I были созданы Сенат и коллегии, а в 1720 году издан Генеральный регламент — свод правил, определивший порядок работы с бумагами в государственных органах. Этот документ считается началом формального российского делопроизводства.
В XIX веке были утверждены общие правила составления прошений и деловых писем, а в 1917—1920-х годах советская власть создала единую систему архивного дела. В 1922 году принят первый архивный декрет. В 1928 году введено единое делопроизводство в государственных учреждениях.
В 2003 году в России принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), который до сих пор регулирует сроки хранения и порядок работы с документами. В 2013 году утверждены новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
¶Виды делопроизводства
| Вид | Область |
|---|---|
| Государственное | Органы власти, муниципальные учреждения |
| Коммерческое | Фирмы, предприятия, ИП |
| Кадровое | Документы по персоналу (трудовые книжки, приказы, личные дела) |
| Бухгалтерское | Учётные документы, отчётность |
| Судебное | Оформление процессуальных документов |
| Нотариальное | Оформление нотариальных актов |
¶Основные процессы
¶Подготовка и оформление
Документ составляется по унифицированной форме или шаблону. Обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок, текст, подпись, отметка о контроле (при необходимости). В России действуют ГОСТы: ГОСТ Р 7.0.97-2016 (система по стандартизации документов), ГОСТ Р 6.30-2003 (унифицированные системы документации).
¶Регистрация
Каждый документ при поступлении или создании получает регистрационный номер и вносится в журнал (реестр). Регистрация фиксирует факт появления документа, обеспечивает его поиск и контроль исполнения.
¶Контроль исполнения
Отдельная функция, заключающаяся в отслеживании сроков исполнения поручений, данных в документах. На практике это карточки контроля или электронные задачи.
¶Хранение и архирование
Документы хранятся в картотеках и архивах. Сроки хранения регламентированы перечнями: от 1 года (внутренние распорядительные документы) до 75 лет и постоянно (документы по личному составу, важнейшие госакты). По истечении сроков документы уничтожаются по акту или передаются в государственный архив.
¶Электронное делопроизводство
С 2010-х годов в России активно внедряется ЭДО (электронное делопроизводство). Закон «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ, 2011) определил юридическую силу электронных документов. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной. Госуслуги, портал госорганов и корпоративные системы («Диадок», «СБИС», «1С:Документооборот») позволяют обмениваться документами без бумаги.
¶Кто занимается делопроизводством
В небольших организациях обязанности делопроизводителя обычно возложены на секретаря или офис-менеджера. В крупных структурах работают специализированные отделы: канцелярия, отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), архив. Профессия «делопроизводитель» входит в квалификационный справочник должностей; для работы специального образования не требуется, но существуют курсы и профильные программы.
¶Значение
Правильно организованное делопроизводство обеспечивает доказательную базу деятельности организации, защищает её интересы в суде, упрощает поиск информации и снижает риск потери документов. Нарушение правил оформления или хранения может привести к признанию документа недействительным, штрафам или невозможности подтвердить факты хозяйственной деятельности.
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информационной библиотечному и издательскому делу
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ, 2003)
- Федеральный закон «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ, 2011)
- Генеральный регламент 1720 года
- Учебная литература по документационному обеспечению управления