Что нужно писать в документах¶
Что нужно писать — общий принцип и совокупность правил, определяющих содержание, структуру и оформление письменных текстов в зависимости от их назначения, адресата и требований нормативных актов. В русском языке выражение используется как в бытовом смысле (что именно следует изложить в заявлении, письме, объяснении), так и в профессиональном — применительно к деловой переписке, юридическим документам, школьным работам и технической документации. Ответ на вопрос «что нужно писать» всегда определяется тремя факторами: целью текста, его адресатом и обязательными требованиями к форме.
¶Общий принцип
Содержание любого письменного текста подчинено его функции. Различают несколько базовых целей письма:
- Информирование — сообщение фактов, данных, результатов (отчёты, справки, новости).
- Побуждение — просьба, требование, приказ (заявления, распоряжения, претензии).
- Фиксация — закрепление сведений юридически значимого характера (договоры, акты, протоколы).
- Убеждение — воздействие на позицию читателя (научные и публицистические тексты).
- Коммуникация — поддержание контакта (личная и служебная переписка).
От цели зависит отбор сведений: то, что уместно в личном письме, недопустимо в служебной записке, и наоборот.
¶Деловая и служебная переписка
В официально-деловой коммуникации действует принцип «одно письмо — один вопрос». В тексте письма принято указывать:
- Ссылку на основание обращения (нормативный акт, договор, предыдущее письмо).
- Существо вопроса — кратко и без эмоциональных оценок.
- Конкретную просьбу, предложение или требование.
- Срок и форму ожидаемого ответа.
- Перечень приложений.
Обязательными реквизитами являются наименование адресата и адресанта, дата, регистрационный номер, подпись. Изложение ведётся от третьего лица либо от первого лица единственного числа в зависимости от должностного статуса автора. Оценочные выражения, разговорная лексика и сокращения, не установленные стандартом, не используются.
¶Заявления и обращения граждан
В заявлении, адресованном организации или органу власти, указываются: наименование получателя, данные заявителя, изложение обстоятельств, собственно просьба и дата с подписью. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает, что обращение должно содержать конкретные сведения, а анонимные обращения не рассматриваются. Это прямо отвечает на вопрос, что нужно писать: обязательны фамилия, имя, отчество, почтовый или электронный адрес для ответа.
¶Учебные и научные работы
В школьном сочинении, реферате, курсовой или статье содержание строится по схеме «тезис — аргумент — вывод». Обязательны:
- введение с постановкой цели и задач;
- основная часть с логическим членением на разделы;
- заключение с обобщением результатов;
- список использованных источников.
В научном тексте недопустимы заимствования без ссылок, оценочные суждения без обоснования и утверждения, не подкреплённые данными. Терминология должна быть единообразной, а количественные результаты — воспроизводимыми.
¶Техническая и рабочая документация
В инструкциях, регламентах и технических заданиях пишут только то, что поддаётся однозначному толкованию. Требования формулируются в утвердительной или повелительной форме, с указанием допустимых значений, единиц измерения и условий применения. Размытые формулировки («по возможности», «при необходимости») допускаются лишь там, где они прямо оговорены.
¶Юридические документы
Договоры, доверенности, завещания и процессуальные документы подчиняются требованию определённости. В них указывают стороны, предмет, права и обязанности, сроки, ответственность и порядок разрешения споров. Отсутствие обязательного условия влечёт риск признания документа недействительным или незаключённым. Именно поэтому в юридической практике принято использовать проверенные формулировки, а не свободное изложение.
¶Типичные ошибки
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Отсутствие обязательных реквизитов | Документ не имеет силы, обращение не рассматривается |
| Смешение нескольких вопросов в одном тексте | Затягивание ответа, потеря части сведений |
| Эмоциональные оценки вместо фактов | Снижение доверия, отказ в удовлетворении просьбы |
| Размытые формулировки | Разночтения, спорные ситуации |
| Нарушение логики изложения | Непонимание адресатом сути обращения |
¶Языковые требования
Текст должен соответствовать нормам литературного русского языка. В официальных документах преобладают нейтральная лексика, отглагольные существительные, устойчивые обороты. Предложения строятся по возможности просто, без нагромождения придаточных. Сокращения вводятся только общепринятые или расшифрованные при первом употреблении. Числа, даты и суммы записываются единообразно по всему документу.
¶Значение
Единые правила письма обеспечивают однозначность восприятия, юридическую силу документов и возможность их автоматизированной обработки. В государственном управлении, судопроизводстве, образовании и промышленности соблюдение этих правил прямо влияет на результат: неверно составленный документ может быть возвращён без рассмотрения, а корректно оформленный — служит доказательством в споре. Поэтому вопрос «что нужно писать» решается не произвольно, а исходя из назначения текста и действующих требований к нему.
Источники: Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; ГОСТ Р 7.0.97-2016 (оформление документов); справочники по деловой речи и официально-деловому стилю; учебные пособия по русскому языку и культуре речи.