Бланк — печатный формуляр для заполнения¶
Бланк — это заготовленный печатный документ (формуляр) с заранее набранными и отпечатанными реквизитами, шапкой, логотипом и пустыми местами для внесения индивидуальных данных. Бланки применяются для унификации документооборота, ускорения оформления однотипных документов и обеспечения их единообразия.
¶Назначение и сущность
Бланк как элемент делопроизводства выполняет несколько функций:
- Унификация — все документы, оформленные на одинаковой заготовке, имеют строго определённый набор реквизитов и их расположение.
- Экономия времени — сотруднику не требуется каждый раз набирать шапку, реквизиты организации, дату и заголовок.
- Идентификация — фирменный бланк с логотипом и реквизитами подтверждает принадлежность документа к конкретной организации.
- Юридическая значимость — правильное оформление бланка помогает соблюсти требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация».
¶Виды бланков
¶По назначению
| Вид | Примеры |
|---|---|
| Организационные | Бланк устава, положения, договора |
| Распорядительные | Бланк приказа, распоряжения, постановления |
| Служебная переписка | Бланк письма, запроса, ответа |
| Справочные | Бланк справки, выписки, акта |
| Табличные | Бланк отчёта, ведомости, графика |
| Персональные | Бланк резюме, заявления, автобиографии |
| Финансовые | Бланк счёта, накладной, квитанции |
¶По степени готовности
- Полные бланки — содержат все реквизиты и пустые строки для заполнения.
- Неполные (упрощённые) — содержат только логотип и основные реквизиты, остальное оформляется при наборе.
- Электронные бланки — цифровые шаблоны в форматах DOCX, XLSX, PDF с полями для заполнения.
¶Реквизиты бланка
Типовой бланк организационно-распорядительного документа включает:
- Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта РФ или гербовая эмблема организации (если предусмотрено).
- Код формы по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации).
- Наименование организации-издателя.
- Вид документа (приказ, письмо, протокол и др.).
- Дату, регистрационный номер, место составления.
- Заголовок к тексту.
- Текст документа.
- Подпись, визы согласования, оттиск печати.
Для бланков писем и деловой переписки состав реквизитов упрощён: наименование организации, адрес, телефон, адрес электронной почты, сайт, ОГРН, ИНН, КПП.
¶Стандартизация в России
Основной нормативный акт, регламентирующий бланки организационно-распорядительных документов, — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он устанавливает:
- расположение реквизитов на бланке;
- допустимые поля (левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 10–20 мм, нижнее — 20 мм);
- размеры шрифтов и интерлиньяж;
- правила размещения герба, эмблемы, логотипа.
Дополнительно применяются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (действовал до замены ГОСТ Р 7.0.97-2016).
¶Электронные бланки
С переходом к электронному документообороту бумажные бланки дополняются цифровыми шаблонами. Электронный бланк — это файл-заготовка с зафиксированной разметкой, в которую вносятся данные автоматически (из учётной системы) или вручную. Преимущества: единообразие, невозможность потери оригинала, возможность электронной подписи. В России электронный документооборот с использованием бланков регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
¶Бланки в типографской и полиграфической практике
В полиграфии бланком называют также тиражную заготовку с нанесёнными элементами оформления (подложка, защитная сетка, водяные знаки, микротекст), на которую впоследствии наносятся индивидуальные данные. Так изготавливаются:
- бланки строгой отчётности (квитанции, чеки, талоны) — подлежат контролю со стороны ФНС;
- бланки ценных бумаг (акции, облигации, векселя);
- бланки документов, удостоверяющих личность (паспорта, свидетельства).
Бланки строгой отчётности должны иметь защитные признаки: уникальную нумерацию, специальную бумагу, элементы гознака.
¶Применение в повседневной практике
Бланки широко используются в учреждениях здравоохранения (рецептурные бланки форм 148-1/у-88, 148-1/у-89, 148-1/у-90), образовании (бланки аттестатов, зачётных книжек), банках (платёжные поручения, бланки межбанковских расчётов), страховых компаниях (бланки полисов) и государственных органах (бланки паспортов, водительских удостоверений).
Источники:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Кузнецова Т. А. «Делопроизводство: учебное пособие»
- Сорокина В. А. «Делопроизводство: современный документооборот»