Архивные коробки: виды и стандарты¶

Архивные коробки — это специализированная тара из картона или бескислотных материалов, предназначенная для долговременного хранения, систематизации и транспортировки документов, дел и других архивных материалов. Основная функция таких коробок — защита содержимого от механических повреждений, пыли, света, перепадов влажности и температурных колебаний, что обеспечивает сохранность документов на протяжении десятилетий.

¶Назначение и сфера применения

Архивные коробки используются в государственных и муниципальных архивах, библиотеках, музеях, а также в делопроизводстве коммерческих организаций. Они необходимы для упорядоченного хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения, переданных по описи. В организациях коробки применяются для передачи дел в ведомственный архив, а затем — в государственные архивы. Кроме того, они востребованы в частных коллекциях, при оцифровке архивов и в процессе уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

¶Конструкция и материалы

Стандартная архивная коробка изготавливается из гофрированного картона, который обеспечивает жесткость и устойчивость к деформации. Толщина картона варьируется от 2 до 5 мм в зависимости от модели. Внутренние перегородки (при наличии) разделяют коробку на несколько секций, что позволяет хранить отдельные тома или папки вертикально.

Крышка коробки может быть съемной или откидной. Откидная крышка часто оснащается клапанами, которые закрываются внахлест, исключая попадание пыли внутрь. Для удобства маркировки на торцевой стороне предусмотрено специальное поле для надписей или наклейки этикетки. Некоторые модели имеют вырезы-ручки для переноски, однако они снижают герметичность и потому используются реже, преимущественно для временного хранения.

Для архивов особо ценных документов применяются бескислотные (pH-нейтральные) коробки. Обычный картон содержит лигнин и кислоты, которые со временем разрушают бумагу, вызывая ее пожелтение и хрупкость. Бескислотный картон имеет pH 7,0–8,5 и не содержит перекисных соединений, что гарантирует безопасность соприкосновения с документами. Такие коробки дороже стандартных и применяются для хранения особо ценных и страховых копий.

¶Стандартные размеры

Размеры архивных коробок регламентируются ГОСТ 17912-86 и ГОСТ 12301-2006, а также внутренними нормативами архивных учреждений. Наиболее распространенные типоразмеры:

• Коробка для дел формата А4 — внутренние размеры примерно 330×240×110 мм (длина×ширина×высота). Рассчитана на хранение дел толщиной до 100 мм.
• Коробка для дел формата А3 — увеличенная версия, размеры около 450×320×110 мм.
• Картотечные коробки — для каталожных карточек, размеры 150×110×480 мм.
• Коробки для газет и планов — большого формата, до 700×500×100 мм.

Вместимость стандартной коробки формата А4 составляет в среднем 5–7 дел толщиной 15–20 мм каждое, или 1500–2000 листов бумаги плотностью 80 г/м². При заказе коробок рассчитывают количество дел по описи с учетом толщины каждого тома.

¶Классификация по типу крышки и конструкции

По конструктивным особенностям архивные коробки делятся на несколько типов:

• Коробки со съемной крышкой — наиболее распространены для государственных архивов. Крышка надевается сверху и плотно фиксируется за счет бортиков. Обеспечивают максимальную защиту от пыли.
• Коробки с откидной крышкой (типа «дипломат») — крышка соединена с задней стенкой шарниром, закрывается на клапаны. Удобны для частого доступа к документам.
• Коробки-футляры — жесткая конструкция с четырехклапанным дном, часто используются для особо ценных дел.
• Коробки с боковой загрузкой — открываются с торца, позволяют ставить дела на полку без выдвижения всей коробки.

¶Маркировка и учет

Согласно правилам организации хранения архивных документов, на каждой коробке должна быть нанесена маркировка, включающая: название архива или организации, номер фонда, номер описи, крайние номера дел, находящихся внутри, и год(ы) хранения. Маркировка наносится черным графитным карандашом или специальными чернилами на торцевую сторону коробки. Использование фломастеров и шариковых ручек не допускается, так как со временем чернила могут отпечататься на документах.

В государственных архивах ведется пофондовый и поописный учет коробок. Каждой коробке присваивается порядковый номер в пределах описи. На корешках коробок, установленных на стеллажи, размещаются ярлыки с шифрами для быстрого поиска.

¶Требования к условиям хранения

Архивные коробки устанавливаются на стеллажи в вертикальном положении. Заполнять коробку следует плотно, без пустот, но без чрезмерного сжатия, чтобы не деформировать дела. Нормативные документы запрещают хранить коробки на полу, у отопительных приборов и в местах с повышенной влажностью. Оптимальный режим хранения: температура 17–19 °C, относительная влажность 50–55 %. Коробки из обычного гофрокартона не предназначены для хранения в помещениях с высокой влажностью — они впитывают влагу и теряют жесткость.

¶Производство и рынок

В России архивные коробки производят как крупные целлюлозно-бумажные комбинаты, так и небольшие предприятия, специализирующиеся на упаковке. Крупнейшие производители расположены в Московской, Ленинградской, Нижегородской областях и Татарстане. Государственные архивы закупают коробки через тендерные процедуры, часто по техническому заданию с указанием точных размеров и марки картона.

Стоимость стандартной коробки формата А4 в рознице составляет от 80 до 250 рублей в зависимости от плотности картона и тиража. Бескислотные коробки стоят в 3–5 раз дороже. При оптовых закупках цена снижается на 20–40 %.

¶Экологический аспект

Гофрокартон является вторично перерабатываемым материалом. Отработанные архивные коробки принимаются пунктами приема макулатуры. Однако коробки, использовавшиеся для хранения документов с грифом «секретно» или содержащие персональные данные, перед утилизацией подлежат уничтожению в соответствии с инструкцией по делопроизводству, часто — с составлением акта.

¶Интересные факты

• В Государственном архиве Российской Федерации хранится более 7 миллионов единиц хранения, размещенных в миллионах архивных коробок, общая протяженность стеллажей превышает 80 километров.
• Срок службы качественной архивной коробки из гофрокартона при соблюдении условий хранения составляет 20–30 лет, после чего требуется перекладывание дел в новые коробки.
• В 2020-х годах в крупных архивах начали внедрять коробки с RFID-метками для автоматизированного поиска и учета, что сокращает время выдачи дел исследователям.